Protégez votre entreprise avec des directives écrites sur le télétravail

Protégez votre entreprise avec des directives écrites sur le télétravail

Le télétravail et le travail à distance présentent à la fois des avantages et des inconvénients. Traditionnellement, le télétravail désigne les employés travaillant à partir de leur domicile. Ces types de programmes deviennent de plus en plus populaires en raison des progrès technologiques et de la flexibilité exigée par la main-d’œuvre d’aujourd’hui.

En fait, le Bureau   a constaté que, lors d’une journée moyenne en 2019, plus de 20 % des travailleurs à temps plein ont passé du temps à travailler à la maison. De plus, davantage d’employés, sont passés au travail à distance depuis le début de la pandémie de COVID-19.

Smart Business s’est entretenu avec Chris Zito, une division des stratégies de risque, des variables qu’un employeur doit prendre en compte, y compris le risque commercial, avant de décider de mettre en œuvre ou non un programme de télétravail.

Quels sont les avantages et les risques de permettre aux employés de faire du télétravail ?

Le télétravail présente des avantages tant pour les employés que pour les employeurs. Certains de ces avantages sont :

Réduction des dépenses de brique et de mortier.
Aide à l’attraction et à la rétention des employés.
La flexibilité.
Élimine le stress des déplacements.
Moins de jours de maladie.
D’autre part, certains défis sont :

Un manque de collaboration.
Problèmes de technologie et/ou de sécurité.
Temps de face-à-face limité.
Frais d’équipement.
La mesure dans laquelle une entreprise connaît ces avantages et inconvénients dépend du secteur, de la structure organisationnelle et de l’emplacement, ainsi que de la manière dont le programme de télétravail est introduit et conçu.

Avant la mise en œuvre du télétravail, quels facteurs doivent être pris en compte ?

L’employeur devra déterminer quels employés sont autorisés (ou éventuellement tenus) de travailler à distance. Il faut tenir compte du rôle, des heures travaillées et de l’équipement requis. Permettre à certains employés de faire du télétravail, mais pas à d’autres occupant le même poste ou des postes similaires pourrait donner l’impression d’être discriminatoire ou d’accorder un traitement préférentiel.

Le respect de FLSA  est extrêmement important. Permettre aux employés non couverts par une exemption FLSA de travailler à distance en dehors des heures normales de travail pourrait entraîner des problèmes de rémunération des heures supplémentaires. Lorsqu’un employeur offre la possibilité de travailler à distance, plusieurs problèmes doivent être résolus par le biais de directives écrites.

L’un des sujets de préoccupation est la cyber-responsabilité et la confidentialité. Étant donné que l’équipement est en déplacement et qu’il n’est pas contenu dans un bureau, il est possible que des utilisateurs non autorisés accèdent aux appareils. Des mesures doivent être en place pour protéger l’équipement, sécuriser les connexions Internet, sauvegarder les données et protéger les fichiers. Une politique d’entretien des ordinateurs et des téléphones portables doit être créée pour décrire comment les employés doivent prendre soin du matériel et des logiciels.

La beauté d’autoriser le télétravail est que les employés peuvent travailler presque n’importe où. Le problème est que cela pourrait être un véhicule. Une politique de sécurité des conducteurs doit être édictée pour tous les employés qui travaillent sur la route ou en télétravail. Des lignes directrices visant à réduire la distraction au volant devraient être intégrées à cette politique.

L’indemnisation des accidents du travail et la responsabilité des employeurs restent également une préoccupation pour les employés en télétravail. Bien que l’endroit où l’employé travaille puisse être personnel, l’employé travaillant à distance agit toujours dans le cadre de l’emploi. En raison du manque de supervision et de la variation des environnements, il est particulièrement important que des mesures préventives et une formation adéquate soient en place. Certaines politiques de télétravail intègrent des clauses permettant à l’employeur de se réserver le droit d’inspecter les sites hors site pour des raisons de sécurité. Lorsqu’une lésion survient au domicile, par exemple, il est plus difficile de déterminer si cette lésion a été subie dans le cadre de l’emploi.

Avant que votre entreprise ne propose le télétravail, assurez-vous d’analyser si les tâches du poste peuvent être remplies avec succès grâce au télétravail, tout en tenant compte des coûts et des risques encourus. Il est très important d’avoir une politique de télétravail pour s’assurer que l’employé et l’employeur comprennent les attentes, les exigences et les responsabilités. Les RH sont le service le plus impacté par le télétravail, consultez notre site web Logiciel RH pour plus d’informations.

 

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